Świadectwo legalizacji może być, ale nie musi być. Nikt nie ma prawa zakwestionować ważności legalizacji na podstawie posiadania bądź braku świadectwa legalizacji. Świadectwo jest tylko dodatkowym dokumentem poświadczającym legalizację, a o samej legalizacji wagi świadczą cechy legalizacyjne na wadze.

Legalizacja jest ważna przez 25 miesięcy od daty widniejącej na etykiecie legalizacyjnej. Czyli, jeżeli na wadze są cechy np. IV oraz 06 to ważność legalizacji upływa z ostatnim dniem kwietnia w 2008r.

Przede wszystkim należy pamiętać, że przed rozpoczęciem ewidencjonowania powinieneś złożyć do urzędu skarbowego pisemne oświadczenie o planowanej liczbie kas, jakie zamierzasz wykorzystywać w prowadzonej działalności. W zgłoszeniu tym musisz także poinformować fiskusa o miejscu, w którym te kasy zainstalujesz. Jeśli z jakichś powodów nie złożysz tego zaświadczenia nie będziesz mógł skorzystać z ulgi na zakup kasy rejestrującej.
Ważne jest, abyś złożył je przynajmniej dzień przed rozpoczęciem sprzedaży, którą musisz ewidencjonować na kasie. Oświadczenie to może mieć w zasadzie dowolną formę. Powinno z niego jednak wynikać, czego dotyczy (treść), kto je składa (nadawca) oraz do kogo jest skierowane (adresat). Składając to oświadczenia w urzędzie skarbowym, powinieneś dla pewności uzyskać jego pokwitowanie, albo też wysłać je listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Po dokonaniu zakupu kasy (i zgłoszeniu jej naczelnikowi urzędu skarbowego), musisz dokonać tzw. fiskalizacji kasy. Pamiętaj, że po zakupie kasa pracuje w trybie szkoleniowym. Oznacza to, że możesz ewidencjonować na niej jedynie sprzedaż próbną (szkoleniową). Moduł fiskalny kasy nie jest aktywowany, a wykonywane przez Ciebie raporty dobowe nie są w nim zapisywane. Fiskalizacja kasy polega na aktywowaniu modułu fiskalnego wprowadzeniu do niego na stałe Twojego NIP. Od tego momentu wszystkie transakcje zarejestrowane na kasie podlegają opodatkowaniu, a raporty dobowe są zapisywane w module fiskalnym. Fiskalizacji kasy z reguły dokonuje jej sprzedawca. Kolejnym obowiązkiem, o jakim musisz pamiętać, jest zgłoszenie faktu zainstalowania kasy fiskusowi. Musisz tego dokonać w ciągu 7 dni licząc od dnia jej fiskalizacji. Forma tego zgłoszenia nie jest dowolna, a jego wzór znajduje się w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników. Pamiętaj, że zgłoszenia tego musisz dokonać odrębnie od złożenia oświadczenia o planowanej ilości i miejscu instalacji kas fiskalnych. Zgłoszenie to zwyczajowo wypełnia sprzedawca kasy i dostarcza już gotowe do wysyłki. Po złożeniu tego zgłoszenia otrzymasz numer ewidencyjny kasy, który musisz na nią nanieść w sposób trwały, najlepiej na obudowie niezmywalnym markerem.
Po dokonaniu tych czynności możesz przystąpić do ewidencjonowania sprzedaży na kasie. Pamiętaj jednak, że to nie koniec Twoich obowiązków związanych z użytkowaniem kasy rejestrującej. Przez cały czas jej używania musisz między innymi prowadzić i przechowywać książkę kasy fiskalnej, a także poddawać ją obowiązkowemu corocznemu przeglądowi technicznemu.

*źródło www.egospodarka.pl

Podatnik ma obowiązek zgłosić do serwisu każdą nieprawidłowość w działaniu kasy oraz sporadycznie sprawdzać całość i czytelność plomb zabezpieczających dostęp niepowołanym osobom do urządzenia fiskalnego. W przypadku zaistniałej potrzeby, również na żądanie odpowiednich organów istnieje obowiązek sprawdzenia nienaruszalność kasy i prawidłowość jej działania.
Niezbędny jest również stały nadzór oraz weryfikacja poprawności pracy kasy ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatków. Podatnik ma obowiązek przechowywania książki kasy w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie służby serwisowej. Dobra praktyką jest również po ewentualnej naprawie żądanie odpowiedniego wpisu w książce serwisowej o przyczynie i przebiegu naprawy wraz z listą wymienianych elementów.
Taka praktyka to tzw. dmuchanie na zimne, ale na pewno nie zaszkodzi.
W przypadku utraty książki kasy rejestrującej lub w przypadku kradzieży kasy fiskalnej należy niezwłocznie zwrócić się do serwisu oraz powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego.
Przy utracie książki serwisowej, autoryzowany serwis jest zobowiązany wystawić duplikat, z widocznym napisem "DUPLIKAT" w książce serwisowej Przypadek czasowego zagubienia kasy fiskalnej zobowiązuje po jej odnalezieniu, a przed jej ponownym zastosowaniem przez podatnika do prowadzenia ewidencji, do przeprowadzenia okresowego przeglądu kasy przez serwis.
Do ważnych informacji należy również fakt, iż dana kasa jest przypisana z reguły dealerowi kasy i to on musi prowadzić wszelki serwis. Można oczywiście w przypadku wyraźnych zaniechań zmienić firmę obsługującą, ale do tego potrzebne jest: oficjalne pismo z podaną przyczyną, nazwą serwisu aktualnego, docelowego włączenie z ich podpisami.
W przypadku awarii uniemożliwiającej pracę na kasie należy użyć kasy rejestrującej zapasowej. W przypadku jej braku należy zaniechać sprzedaży.

Przeglądy okresowe według najnowszej ustawy powinny się odbywać, nie rzadziej niż co 24 miesiące czyli. Jeśli przegląd był wykonany 14 grudnia 2007r. to następny powinien być przeprowadzony nie później niż do 14 grudnia 2009r.
Warto przestrzegać ustawowych terminów, gdyż w książce rejestrującej przy przeglądach zapisywane są dokładne daty i ewentualne luki, gdy kasa pracowała bez ważnego przeglądu, są ewidentnie widoczne.
Sankcje za nieprzestrzeganie terminu przeglądu:
Naruszenie obowiązków w zakresie zgłoszenia kasy do serwisu celem wykonania przeglądu skutkuje utratą prawa do odliczenia 50% ceny netto kasy (albo obowiązkiem zwrotu kwoty już odliczonej albo otrzymanej wcześniej). Na konsekwencje podatkowe, które wynikają z niedotrzymania terminu obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej, narażeni są przede wszystkim ci podatnicy, którzy skorzystali z ulgi przy jej zakupie. Jeżeli podatnik w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do wykonania przeglądu technicznego przez właściwy serwis, zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej, co wynika z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Rozliczenia tego należy dokonać bez wezwania urzędu skarbowego.
Za nieprzestrzeganie wykonania okresowego przeglądu kasy rejestrującej grożą również sankcje karne skarbowe. Brak terminowego przeglądu kasy uznawany jest za wadliwe prowadzenie księgi i zagrożony jest karą grzywny w kwocie (szacunkowo) od 100zł do 2500zł.
Aby uniknąć sankcji karnych skarbowych wynikających z niedotrzymania terminu przeglądu kasy rejestrującej, warto złożyć do urzędu skarbowego pismo w sprawie zawiadomienia o popełnieniu czynu zabronionego, tzw. czynny żal.